Datenschutzerklärung

Informationen zum Datenschutz

1. Wer wir sind

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist die SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano (Schweiz). Diese Erklärung zeigt, wie wir Personendaten nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) bearbeiten.

Bei Fragen oder Anliegen: info@swixfo.com, oder per Post an die obige Adresse.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten die Daten der Personen, mit denen wir arbeiten, soweit dies für unsere Dienstleistung nötig ist.

  • Kunden und potenzielle Kunden: Vertrag, Identifikationsdaten (KYC), Bankunterlagen, E-Mail und Telefon, Kopie des Ausweises. Bei den Geldwäschereikontrollen können auch Informationen zu Sanktionen, politischen Ämtern, negativen Meldungen sowie Straf- oder Verwaltungsverfahren auftauchen;
  • Mit dem Kunden verbundene Personen und Gegenparteien von Transaktionen: dieselben Daten, wenn sie für das Mandat oder für gesetzliche Pflichten nötig sind;
  • Mitarbeitende: Arbeitsvertrag und Daten für die Lohnzahlung.

3. Woher die Daten stammen

Wir erhalten die Daten in der Regel vom Kunden. Wir können sie auch von der Depotbank und von anderen Gesellschaften der SWIX-Gruppe erhalten. Zur Erfüllung der Geldwäschereipflichten recherchieren wir ausserdem von Hand in öffentlichen Quellen, etwa im Internet und in amtlichen Registern, um Sanktionen, politische Ämter und negative Meldungen zu Kunden und verbundenen Personen zu prüfen.

4. Obligatorische Daten und verbundene Personen

Einige Daten sind nötig, um die Beziehung zu eröffnen und zu führen, insbesondere um den Kunden und die wirtschaftlich berechtigte Person nach dem Geldwäschereigesetz (GwG) zu identifizieren. Ohne diese Daten können wir den Kunden nicht annehmen und die Dienstleistung nicht erbringen. Der Kunde muss uns Änderungen umgehend mitteilen.

Wer uns Daten anderer Personen mitteilt (zum Beispiel von Familienangehörigen, Partnern oder Begünstigten), muss diese informieren und ihnen diese Erklärung geben.

5. Website und Kontaktanfragen

Die Website wird in der Schweiz von der WeDoIT Group Sagl gehostet. Für Cookies gilt die Cookie-Richtlinie.

Wer uns per E-Mail oder Telefon kontaktiert, teilt uns Daten mit, die wir nur zur Beantwortung verwenden.

6. Warum wir Daten bearbeiten

Wir verwenden die Daten nur für diese Zwecke:

  • Vermögensverwaltungs- und Beratungsmandate ausführen: Kundenannahme, Führung des Dossiers, Kontrolle von Transaktionen und Aufträgen;
  • Das Gesetz einhalten, insbesondere das GwG und das Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG);
  • Anfragen beantworten, die uns über die Website, per E-Mail oder Telefon erreichen;
  • Die Buchhaltung führen und die Löhne zahlen;
  • Unsere IT-Systeme betreiben und schützen.

Wenn wir die Daten für einen anderen Zweck verwenden wollen, teilen wir dies den betroffenen Personen mit.

7. Automatisierte Entscheide

Wir treffen keine Entscheide, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung von Daten beruhen.

8. Wer die Daten erhält

Wir geben Daten nur dann an Dritte weiter, wenn es nötig ist, und nur an diese Kategorien:

  • Depotbanken, in der Schweiz oder im Ausland;
  • Externe Revision und Behörden, auf Anfrage oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht, einschliesslich der Meldestelle für Geldwäscherei (MROS);
  • Sozialversicherungen, für die Mitarbeitenden;
  • Dienstleister, die für uns arbeiten, zum Beispiel für die IT und die Datenspeicherung (auch in der Cloud), die Portfolioverwaltung, die Buchhaltung und die Löhne, sowie externe Berater, die uns auf Anfrage unterstützen. Sie bearbeiten die Daten nur in unserem Auftrag;
  • Andere Gesellschaften der SWIX-Gruppe: bei Bedarf können ermächtigte Mitarbeitende dieser Gesellschaften auf die Daten zugreifen.

Wir machen die Daten nicht öffentlich und stellen sie nicht unbestimmten Personen zur Verfügung.

9. Daten im Ausland

Unsere IT-Systeme und die Server unserer Dienstleister befinden sich in der Schweiz. Wir können Daten aber ins Ausland bekanntgeben oder von dort aus zugänglich machen, und zwar in zwei Fällen: an Depotbanken mit Sitz ausserhalb der Schweiz und an Gesellschaften der SWIX-Gruppe.

Wir übermitteln Daten nur in Länder mit angemessenem Datenschutz gemäss der Liste des Bundes (Datenschutzverordnung, Anhang 1).

10. Wie lange wir die Daten aufbewahren

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die Zwecke der Bearbeitung unbedingt nötig ist.

Sobald die Daten für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig sind, dürfen sie nicht mehr aufbewahrt werden und müssen vernichtet oder anonymisiert werden, unter Vorbehalt anderer gesetzlicher Vorschriften (z. B. GwG).

11. Sicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen vor unbefugtem Zugriff, Veränderung und Verlust. Zugriff auf die Daten haben nur Personen, die sie für ihre Arbeit brauchen, und die Zugriffe werden regelmässig überprüft. Wir erstellen Sicherungskopien (Backups), damit bei einem Vorfall keine Daten verloren gehen.

12. Die Rechte der betroffenen Personen

Wer uns Daten anvertraut, kann Folgendes von uns verlangen:

  • Auskunft: wissen, ob wir Daten über die Person bearbeiten, und eine Kopie erhalten. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen;
  • Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen;
  • Datenherausgabe und -übertragung: die Daten, die die Person uns gegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen lassen;
  • Löschung oder Widerspruch: verlangen, dass Daten gelöscht oder nicht mehr bearbeitet werden, im Rahmen des Gesetzes. Zum Beispiel können wir Daten nicht löschen, die wir wegen der Geldwäschereivorschriften aufbewahren müssen.

Zur Überprüfung der Identität können wir ein Dokument verlangen. Anfragen gehen an info@swixfo.com.

13. Kontakt, Beschwerde und Änderungen

Für alle Anliegen kann man an info@swixfo.com oder an SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano schreiben.

Wer der Ansicht ist, dass wir Daten nicht gesetzeskonform bearbeiten, kann sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch.

Für die Cookies der Website gilt die Cookie-Richtlinie. Wir überprüfen diese Erklärung, sooft es nötig ist; massgebend ist die auf der Website veröffentlichte Version.