1. NAME UND KONTAKTDATEN DES VERANTWORTLICHEN

Verantwortlicher für die Verarbeitung im Sinne der Artikel 4 und 24 der Verordnung ist das Family Office SWIX Family Office SA mit Sitz an der Piazza Indipendenza 1 – 6900 Lugano (CH), Tel. +41 91 960 50 00 – Fax +4191 921 05 84. Der Verantwortliche kann schriftlich unter der vorgenannten Adresse oder per E-Mail an: Manucer.alexander-david@swixfo.com kontaktiert werden.

2. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG

Die von der betroffenen Person dem Verantwortlichen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden ausschliesslich zu Zwecken im Zusammenhang mit der Ausführung eines in Aussicht genommenen oder bestehenden, dem Verantwortlichen erteilten beruflichen Mandats verarbeitet (einschliesslich damit verbundener oder dafür erforderlicher Vorgänge, wie beispielsweise der vorgängigen Einholung von Informationen bei der Besprechung eines möglichen Mandats oder der Prüfung eines möglichen Interessenkonflikts), unter Einhaltung der Bestimmungen von Art. 13 der Verordnung und der Vertraulichkeitspflichten, die die berufliche Tätigkeit des Family Office in jedem Fall leiten.

Unter «Zwecken im Zusammenhang mit der Ausführung des beruflichen Mandats» ist insbesondere jede Verarbeitung personenbezogener Daten zu verstehen, die mit der Durchführung, Verwaltung und Erfüllung des genannten Vertragsverhältnisses zusammenhängt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung für die vorgenannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO («die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen»).

Im Rahmen dieser Zwecke erfolgt die Verarbeitung auch zur Erfüllung spezifischer gesetzlicher Anforderungen im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Ausführung des Mandats.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung für die vorgenannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO («die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt»).

Schliesslich werden Daten verarbeitet, wenn ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Ausübung und Verwaltung seiner Tätigkeit mit dem Ziel besteht, verbesserte Dienstleistungen zu erbringen, nachdem mögliche Auswirkungen auf die Rechte der betroffenen Person berücksichtigt und abgewogen wurden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung für die vorgenannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO («die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich[…]»).

3. FOLGEN DER VERWEIGERUNG DER DATENBEREITSTELLUNG

Da die Mitteilung personenbezogener Daten durch die betroffene Person und deren anschliessende Verarbeitung durch den Verantwortlichen erforderlich sind, um ein bestehendes Verhältnis zu begründen oder fortzuführen und ordnungsgemäss abzuwickeln, ist diese Mitteilung obligatorisch. Verweigert die betroffene Person die Bereitstellung der vom Verantwortlichen angeforderten personenbezogenen Daten, kann dies dazu führen, dass ein Vertragsverhältnis mit der betroffenen Person nicht durchgeführt und geführt werden kann.

4. BESONDERE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Die freie und ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person wird schriftlich eingeholt, wenn der Verantwortliche – bei der Ausführung des beruflichen Mandats oder zur Erfüllung spezifischer gesetzlicher Anforderungen im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis – auch Daten erheben muss, die unter die besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäss Art. 9 der Verordnung fallen (insbesondere personenbezogene Daten, aus denen «die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person»).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der vorgenannten Kategorien gemäss Art. 9 der Verordnung ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO («die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt»).

5. ART UND WEISE DER VERARBEITUNG

Gemäss Art. 5 der Verordnung müssen die verarbeiteten personenbezogenen Daten:

• auf rechtmässige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden;
• für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und erfasst und nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden;
• dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Mass beschränkt sein;
• sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein;
• in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit gewährleistet;
• in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Person nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Im Zusammenhang mit den oben genannten Zwecken können personenbezogene Daten in Papierform und elektronisch verarbeitet werden, insbesondere per Post oder E-Mail, Telefon (z. B. automatisierte Anrufe, SMS), Fax und mit anderen IT-Mitteln, ausschliesslich im Zusammenhang mit diesen Zwecken und in jedem Fall unter Gewährleistung der Datensicherheit und Vertraulichkeit gemäss Art. 32 der Verordnung über Sicherheitsmassnahmen, sowie durch mit der Verarbeitung betraute Personen gemäss Art. 29 der Verordnung.

6. WEITERGABE PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Verarbeitung der von der betroffenen Person bereitgestellten personenbezogenen Daten erfolgt durch die an der Erbringung der Dienstleistungen beteiligten Fachleute sowie durch deren unterstützende Mitarbeitende, und zwar durch vom Verantwortlichen ausdrücklich und eigens bestimmte Personen, die in dessen Büro als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) oder als dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter unterstellte Personen (Art. 29 DSGVO) oder auch als ausdrücklich für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss den Bestimmungen der Verordnung bestellte Personen tätig sind.

Personenbezogene Daten können auch direkt vom Verantwortlichen verarbeitet und an Dritte weitergegeben werden, wenn diese Verarbeitung gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten dient. Zu diesem Zweck können personenbezogene Daten an externe Unternehmen oder Fachleute weitergegeben werden, die mit dem Verantwortlichen für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke zusammenarbeiten. Der Verantwortliche wird solche Dritte stets auffordern, die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu wahren und diese gesetzeskonform zu verarbeiten.

Zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten können personenbezogene Daten an Dienstleister in der Funktion von Auftragsverarbeitern, die IT- und Systemadministrationsdienste erbringen, an Postdienste, an Spediteure und Kurierdienste beim Versand von Dokumenten, an Bankinstitute, die buchhalterische Aspekte aus der Ausführung des Mandats abwickeln, an die öffentliche Verwaltung gemäss den geltenden Gesetzen sowie an Dritte, die IT- oder Archivierungsdienste erbringen, weitergegeben werden.

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden vom Verantwortlichen nicht veröffentlicht; dieser wird sie niemals verbreiten oder auf andere Weise unbestimmten Personen zugänglich machen.

Bitte beachten Sie: Falls die Erbringung der Dienstleistungen die Verarbeitung personenbezogener Daten von Dritten erfordert, die in irgendeiner Weise mit der betroffenen Person verbunden sind (z. B. Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten, Tochter- und Konzerngesellschaften sowie Gegenparteien im Allgemeinen), liegt es in der Verantwortung der betroffenen Person, die jeweiligen Personen zu informieren und, soweit erforderlich, deren Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen einzuholen. Jede Anfrage an den Verantwortlichen, in einem solchen Fall seine Dienstleistungen zu erbringen, begründet die Vermutung, dass die betroffene Person diese Anforderung bereits erfüllt hat, indem sie die betreffenden Personen informiert und (soweit erforderlich) deren Einwilligung zugunsten des Verantwortlichen eingeholt hat.

7. SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Personenbezogene Daten werden in der Cloud und auf Servern innerhalb und ausserhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert, die dem Verantwortlichen und/oder mit der Verarbeitung beauftragten, ordnungsgemäss als Auftragsverarbeiter bestellten Drittunternehmen gehören oder anderweitig zur Verfügung stehen.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gemäss Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Erreichung der oben genannten Zwecke, für die die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben und verarbeitet wurden, erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden nach folgenden Kriterien gespeichert:

1. für die Dauer, die für die Erreichung der «Zwecke im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung», für die sie verarbeitet werden, unbedingt erforderlich ist;
2. für die Dauer, die zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen sowie von Anordnungen der Aufsichts- und Kontrollbehörden unbedingt erforderlich ist.

8. ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN INS AUSLAND

Personenbezogene Daten können im Rahmen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungszwecke in Länder der Europäischen Union oder in andere Länder übermittelt werden. Bei einer Übermittlung personenbezogener Daten ausserhalb der Europäischen Union hält sich der Verantwortliche – sofern kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt – an die Bestimmungen der anwendbaren Vorschriften über die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder ausserhalb der Europäischen Union.

9. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Gemäss Kapitel III Abschnitt 1 DSGVO kann die betroffene Person die dort genannten Rechte ausüben, insbesondere:

(i) Auskunftsrecht: das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und gegebenenfalls Informationen zu erhalten, insbesondere über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und die Empfänger, gegenüber denen sie offengelegt werden können (Artikel 15 DSGVO),

(ii) Recht auf Berichtigung: das Recht, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Artikel 16 DSGVO),

(iii) Recht auf Löschung: das Recht, unverzüglich die Löschung sie betreffender personenbezogener Daten in den in der DSGVO vorgesehenen Fällen zu verlangen (Artikel 17 DSGVO),

(iv) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: das Recht, vom Verantwortlichen in den in der DSGVO vorgesehenen Fällen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Artikel 18 DSGVO)

(v) Recht auf Datenübertragbarkeit: das Recht, die eigenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, in den in der DSGVO vorgesehenen Fällen (Artikel 20 DSGVO)

(vi) Widerspruchsrecht: das Recht, der Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern keine berechtigten Gründe für die Fortsetzung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen bestehen (Artikel 21 DSGVO).

Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe hat die betroffene Person, die der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstösst, gemäss Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmasslichen Verstosses.

Zur Ausübung der vorgenannten Rechte kann sich die betroffene Person über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an den Verantwortlichen wenden.

Der jederzeitige Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten berührt nicht die Rechtmässigkeit der vom Verantwortlichen aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

SWIX Family Office SA, (Stand: 25.05.2018)