Información sobre la protección de datos

1. Quiénes somos

El responsable del tratamiento es SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano (Suiza). Esta información explica cómo tratamos los datos personales, conforme a la Ley federal suiza de protección de datos (LPD).

Para preguntas o solicitudes: info@swixfo.com, o por correo postal a la dirección indicada arriba.

2. Qué datos tratamos

Tratamos los datos de las personas con las que trabajamos, en la medida necesaria para nuestro servicio.

• Clientes y clientes potenciales: contrato, datos de identificación (KYC), documentos bancarios, correo electrónico y teléfono, copia del documento de identidad. Los controles contra el blanqueo de capitales también pueden revelar información sobre sanciones, cargos y/o exposición política, noticias negativas y procedimientos penales o administrativos;
• Personas vinculadas al cliente y contrapartes de transacciones: los mismos datos, si son necesarios para el mandato o por obligaciones legales;
• Empleados: contrato de trabajo y datos para el pago del salario.

3. De dónde proceden los datos

Normalmente recibimos los datos del cliente. También podemos recibirlos del banco depositario y de otras sociedades del grupo SWIX. Para cumplir las obligaciones contra el blanqueo de capitales, también hacemos búsquedas manuales en fuentes públicas, como internet y registros oficiales, para comprobar sanciones, cargos y/o exposición política y noticias negativas sobre clientes y personas vinculadas.

4. Datos obligatorios y personas vinculadas

Algunos datos son necesarios para abrir y mantener la relación, en particular para identificar al cliente y al titular real según la Ley sobre el blanqueo de capitales (LBA). Sin estos datos no podemos aceptar al cliente ni prestar el servicio. El cliente debe comunicarnos de inmediato cualquier cambio.

Quien nos facilite datos de otras personas (por ejemplo familiares, socios o beneficiarios) debe informarlas y entregarles esta información.

5. Sitio web y solicitudes de contacto

El sitio está alojado en Suiza por WeDoIT Group Sagl. Para las cookies se aplica la Política de cookies.

Quienes nos contactan por correo electrónico o por teléfono nos facilitan datos, que usamos solo para responder.

6. Por qué tratamos los datos

Usamos los datos solo para estos fines:

• Ejecutar los mandatos de gestión patrimonial y de asesoramiento: aceptación del cliente, gestión del expediente, control de transacciones y órdenes;
• Cumplir la ley, en particular la LBA y la Ley de servicios financieros (LSFin);
• Responder a las solicitudes que recibimos a través del sitio, por correo electrónico o por teléfono;
• Llevar la contabilidad y pagar los salarios;
• Gestionar y proteger nuestros sistemas informáticos.

Si queremos usar los datos para un fin distinto, se lo comunicaremos a las personas afectadas.

7. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado de los datos.

8. Quién recibe los datos

Comunicamos los datos a terceros solo cuando es necesario, y solo a estas categorías:

• Bancos depositarios, en Suiza o en el extranjero;
• Auditores externos y autoridades, a petición o por obligación legal, incluida la Oficina de comunicación en materia de blanqueo de capitales (MROS);
• Organismos de Seguridad social, para los empleados;
• Proveedores que trabajan para nosotros, por ejemplo para la informática y el almacenamiento de datos (también en la nube), la gestión de carteras, la contabilidad y las nóminas, y asesores externos que nos ayudan cuando se lo pedimos. Tratan los datos solo por encargo nuestro;
• Otras sociedades del grupo SWIX: en caso de necesidad, empleados autorizados de estas sociedades pueden acceder a los datos.

No hacemos públicos los datos ni los ponemos a disposición de personas indeterminadas.

9. Datos en el extranjero

Nuestros sistemas informáticos y los servidores de nuestros proveedores están en Suiza. Sin embargo, podemos comunicar datos al extranjero, o hacerlos accesibles desde allí, en dos casos: a los bancos depositarios con sede fuera de Suiza y a las sociedades del grupo SWIX.

Transferimos datos al extranjero solo a países con una protección adecuada según la lista de la Confederación (Ordenanza sobre la protección de datos, anexo 1).

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

Limitamos la conservación de los datos personales al tiempo estrictamente necesario para alcanzar los fines del tratamiento.

Cuando los datos ya no son necesarios para el fin del tratamiento, no pueden conservarse más y deben destruirse o anonimizarse, sin perjuicio de otras obligaciones legales aplicables (p. ej. la LBA).

11. Seguridad

Protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas contra accesos no autorizados, modificaciones y pérdidas. Solo tienen acceso a los datos las personas que lo necesitan para su trabajo, y los accesos se verifican periódicamente. Hacemos copias de seguridad (backup) para no perder los datos en caso de incidente.

12. Los derechos de las personas afectadas

Quien nos confía sus datos puede pedirnos:

• Acceso: saber si tratamos sus datos y recibir una copia. Respondemos dentro de los plazos previstos por la ley;
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos;
• Portabilidad: recibir los datos que nos ha facilitado en un formato electrónico de uso común, o hacer que se transmitan a otro responsable;
• Supresión u oposición: pedir que se supriman los datos o que dejemos de tratarlos, dentro de los límites de la ley. Por ejemplo, no podemos suprimir los datos que debemos conservar por la normativa contra el blanqueo de capitales.

Para verificar la identidad podemos pedir un documento. Las solicitudes deben enviarse a info@swixfo.com.

13. Contacto, reclamaciones y modificaciones

Para cualquier solicitud se puede escribir a info@swixfo.com o a SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano.

Quien considere que tratamos los datos de forma contraria a la ley puede dirigirse al Comisionado Federal de la Protección de Datos y de la Transparencia (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, www.edoeb.admin.ch.

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