1. IDENTIDAD Y DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del tratamiento en virtud de los artículos 4 y 24 del Reglamento es el family office SWIX Family Office SA, con domicilio social en Piazza Indipendenza 1 – 6900 Lugano (CH), tel. +41 91 960 50 00 – fax +4191 921 05 84. Se puede contactar con el Responsable del tratamiento por escrito en la dirección indicada o enviando un correo electrónico a: Manucer.alexander-david@swixfo.com

2. FINES Y BASE JURÍDICA DEL TRATAMIENTO

Los Datos personales facilitados por el Interesado al Responsable del tratamiento se tratarán exclusivamente para fines relacionados con la ejecución de un encargo profesional previsto o en curso confiado al Responsable del tratamiento (incluida cualquier operación conexa o instrumental, como, por ejemplo, la recogida preliminar de información cuando se esté estudiando un posible encargo o la evaluación de un posible conflicto de intereses), de conformidad con lo dispuesto en el art. 13 del Reglamento y con las obligaciones de confidencialidad que, en todo caso, rigen la actividad profesional del family office.

En particular, se entiende por «fines relacionados con la ejecución del encargo profesional» cualquier Tratamiento de Datos personales relacionado con el funcionamiento, la administración y la ejecución de la relación contractual mencionada.

La base jurídica del Tratamiento para los fines anteriores es el art. 6, apartado 1, letra b), del RGPD («el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales»).

En el marco de estos fines, el Tratamiento también se lleva a cabo para cumplir requisitos legales específicos relativos al funcionamiento de la relación contractual y a la ejecución del encargo.

La base jurídica del Tratamiento para los fines mencionados es el art. 6, apartado 1, letra c), del RGPD («el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento»).

Por último, los datos se tratarán cuando exista un interés legítimo del Responsable del tratamiento en desarrollar y gestionar su actividad, con el fin de prestar mejores servicios, tras haber considerado y ponderado cualquier posible impacto sobre los derechos del Interesado.

La base jurídica del Tratamiento para los fines mencionados es el art. 6, apartado 1, letra f), del RGPD («el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero[…]»).

3. CONSECUENCIAS DE LA NEGATIVA A FACILITAR LOS DATOS

Dado que la comunicación de los Datos personales por parte del Interesado y su consiguiente Tratamiento por el Responsable del tratamiento son necesarios para establecer o continuar y llevar a cabo adecuadamente una relación en curso, dicha comunicación es obligatoria. La negativa del Interesado a facilitar los Datos personales solicitados por el Responsable del tratamiento puede dar lugar a la imposibilidad de ejecutar y gestionar cualquier relación contractual con el Interesado.

4. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES

Se solicitará por escrito el consentimiento libre y expreso del Interesado siempre que, en la ejecución del encargo profesional o para cumplir requisitos legales específicos relativos a la relación contractual, el Responsable del tratamiento necesite obtener también datos pertenecientes a las categorías especiales de Datos personales indicadas en el art. 9 del Reglamento (en particular, Datos personales que revelen «el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona física»).

La base jurídica del Tratamiento de Datos personales pertenecientes a las categorías indicadas en el art. 9 del Reglamento será el consentimiento expreso otorgado por el Interesado de conformidad con el art. 9, apartado 2, letra a), del RGPD («el interesado dio su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados»).

5. MODALIDADES DEL TRATAMIENTO

De conformidad con lo dispuesto en el art. 5 del Reglamento, los Datos personales objeto de Tratamiento serán:

• tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el Interesado;
• recogidos y registrados con fines determinados, explícitos y legítimos, y tratados posteriormente de manera compatible con dichos fines;
• adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados;
• exactos y, si fuera necesario, actualizados;
• tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada;
• mantenidos de forma que se permita la identificación del Interesado durante no más tiempo del necesario para los fines del Tratamiento de los Datos personales.

En relación con los fines indicados, los Datos personales podrán tratarse en soporte papel y electrónico y, en particular, mediante correo postal o electrónico, teléfono (p. ej., llamadas automatizadas, mensajes de texto), fax y cualquier otro instrumento informático, únicamente en relación con dichos fines y, en todo caso, garantizando la seguridad y la confidencialidad de los datos, de conformidad con lo previsto en el art. 32 del Reglamento sobre medidas de seguridad, y por personas encargadas del Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art. 29 del Reglamento.

6. COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de los Datos personales facilitados por el Interesado será realizado por los profesionales que intervienen en la prestación de los servicios, así como por su personal de apoyo, a través de personas expresa y específicamente designadas por el Responsable del tratamiento, que operan en su oficina en calidad de Encargados del tratamiento (art. 28 RGPD) o de personas que actúan bajo la autoridad del responsable o del encargado (art. 29 RGPD), o incluso como personas expresamente designadas para el Tratamiento de Datos personales en los términos previstos por el Reglamento.

Los Datos personales también podrán ser tratados directamente por el Responsable del tratamiento y comunicados a terceros cuando dicho Tratamiento responda a obligaciones legales o contractuales. A tal efecto, los Datos personales podrán comunicarse a empresas o profesionales externos que colaboren con el Responsable del tratamiento para los fines indicados en la presente Política de privacidad. El Responsable del tratamiento exigirá siempre a dichos terceros que respeten la seguridad de los Datos personales y los traten de conformidad con la ley.

Para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, los Datos personales podrán comunicarse a proveedores de servicios que actúen como Encargados del tratamiento prestando servicios informáticos y de administración de sistemas, a servicios postales, a transitarios y mensajerías para el envío de documentos, a entidades bancarias que gestionen aspectos contables derivados de la ejecución del encargo, a la Administración Pública de conformidad con la legislación vigente, así como a cualquier tercero que preste servicios informáticos o de archivo.

El Responsable del tratamiento no hará públicos los Datos personales del Interesado y nunca los difundirá ni los pondrá de otro modo a disposición de personas indeterminadas.

Tenga en cuenta que, si la prestación de los servicios implica el Tratamiento de Datos personales de terceros vinculados de algún modo al Interesado (como empleados, clientes, proveedores, filiales, empresas asociadas y contrapartes en general), corresponde al Interesado informar a la persona o personas afectadas y obtener, si procede, el consentimiento necesario para que el Responsable del tratamiento trate sus Datos personales, entendiéndose que cualquier solicitud dirigida al Responsable del tratamiento para que preste sus servicios en tales circunstancias hará presumir que el Interesado ya ha cumplido dicho requisito, informando a las personas afectadas y obteniendo su consentimiento (cuando proceda) a favor del Responsable del tratamiento.

7. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos personales se tratan y se conservan en la nube y en servidores situados tanto dentro como fuera de la Unión Europea, que pertenecen o están a disposición del Responsable del tratamiento y/o de empresas terceras encargadas del Tratamiento, debidamente designadas como Encargados del tratamiento.

Los Datos personales objeto de Tratamiento se conservarán de conformidad con lo dispuesto en el art. 5, apartado 1, letra e), del RGPD, de forma que se permita la identificación de los Interesados durante no más tiempo del necesario para alcanzar los fines antes indicados, para los que los Datos personales fueron recogidos y tratados originalmente.

Los Datos personales se conservan con arreglo a los siguientes criterios:

1. durante el tiempo estrictamente necesario para alcanzar los «fines relacionados con la ejecución del contrato» para los que se tratan;
2. durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir los requisitos establecidos por la ley o la normativa, así como las medidas ordenadas por los organismos de supervisión y control.

8. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES AL EXTRANJERO

Los Datos personales podrán transferirse a países de la Unión Europea o a otros países en el marco de los fines del Tratamiento descritos en la presente Política de privacidad. En caso de transferencia de Datos personales fuera de la Unión Europea, en ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión Europea, el Responsable del tratamiento cumplirá lo dispuesto en las normas y reglamentos aplicables a la transferencia de Datos personales a países no pertenecientes a la Unión Europea.

9. DERECHOS DE LOS INTERESADOS

De conformidad con lo previsto en el capítulo III, sección 1, del RGPD, el Interesado podrá ejercer los derechos allí indicados y, en particular:

(i) Derecho de acceso: el derecho a obtener confirmación de si se están tratando o no Datos personales que le conciernen y, en tal caso, a recibir información, en particular sobre: los fines del Tratamiento, las categorías de Datos personales tratados y los destinatarios a los que pueden comunicarse (artículo 15 RGPD),

(ii) Derecho de rectificación: el derecho a obtener sin dilación indebida la rectificación de los Datos personales inexactos que le conciernan o a que se completen los Datos personales incompletos (artículo 16 RGPD),

(iii) Derecho de supresión: el derecho a obtener sin dilación indebida la supresión de los Datos personales que le conciernan, en los casos previstos por el RGPD (artículo 17 RGPD),

(iv) Derecho a la limitación del Tratamiento: el derecho a obtener del Responsable del tratamiento la limitación del Tratamiento, en los casos previstos por el RGPD (artículo 18 RGPD)

(v) Derecho a la portabilidad de los datos: el derecho a recibir sus propios Datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, así como el derecho a transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin impedimento alguno, en los casos previstos por el RGPD (artículo 20 RGPD)

(vi) Derecho de oposición: el derecho a oponerse al Tratamiento de sus propios Datos personales, salvo que existan motivos legítimos para que el Responsable del tratamiento continúe con el Tratamiento (artículo 21 RGPD).

Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial, el Interesado que considere que el Tratamiento de sus datos infringe el RGPD tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en el Estado miembro en el que tenga su residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar de la supuesta infracción, de conformidad con el art. 77 RGPD.

Para ejercer los derechos anteriores, el Interesado podrá dirigirse al Responsable del tratamiento a través de los datos de contacto indicados en el punto 1.

El ejercicio, en cualquier momento, del derecho a retirar el consentimiento al Tratamiento de los Datos personales no afectará a la licitud del Tratamiento realizado por el Responsable del tratamiento basado en el consentimiento otorgado antes de su retirada.

SWIX Family Office SA, (actualizado el 25/05/2018)