Informativa sulla protezione dei dati

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento è SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano (Svizzera). Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali, ai sensi della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

Per domande o richieste: info@swixfo.com, oppure per posta all’indirizzo qui sopra.

2. Quali dati trattiamo

Trattiamo i dati delle persone con cui lavoriamo, nella misura necessaria al nostro servizio.

• Clienti e potenziali clienti: contratto, dati di identificazione (KYC), documenti bancari, e-mail e telefono, copia del documento d’identità. Dai controlli antiriciclaggio possono emergere anche informazioni su sanzioni, cariche politiche, notizie negative e procedimenti penali o amministrativi;
• Persone legate al cliente e controparti di transazioni: gli stessi dati, se servono per il mandato o per gli obblighi di legge;
• Collaboratori: contratto di lavoro e dati per il pagamento dello stipendio.

3. Da dove arrivano i dati

Riceviamo i dati di regola dal cliente. Possiamo riceverli anche dalla banca depositaria e da altre società del gruppo SWIX. Per rispettare gli obblighi antiriciclaggio facciamo anche ricerche manuali su fonti pubbliche, come internet e registri ufficiali, per controllare sanzioni, cariche politiche e notizie negative su clienti e persone legate.

4. Dati obbligatori e persone legate

Alcuni dati sono necessari per aprire e mantenere il rapporto, in particolare per identificare il cliente e l’avente economicamente diritto secondo la Legge sul riciclaggio di denaro (LRD). Senza questi dati non possiamo accettare il cliente né fornire il servizio. Il cliente deve comunicarci subito eventuali cambiamenti.

Chi ci comunica i dati di altre persone (ad esempio familiari, soci o beneficiari) deve informarle e dare loro questa informativa.

5. Sito web e richieste di contatto

Il sito è ospitato in Svizzera da WeDoIT Group Sagl. Per i cookie vale l’Informativa sui cookie.

Chi ci contatta per e-mail o per telefono ci comunica dei dati, che usiamo solo per rispondere.

6. Perché trattiamo i dati

Usiamo i dati solo per questi scopi:

• Eseguire i mandati di gestione patrimoniale e di consulenza: accettazione del cliente, gestione del dossier, controllo di transazioni e ordini;
• Rispettare la legge, in particolare la LRD e la Legge sui servizi finanziari (LSerFi);
• Rispondere alle richieste che ci arrivano tramite il sito, per e-mail o per telefono;
• Tenere la contabilità e pagare gli stipendi;
• Gestire e proteggere i nostri sistemi informatici.

Se vorremo usare i dati per uno scopo diverso, lo comunicheremo alle persone interessate.

7. Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato dei dati.

8. Chi riceve i dati

Comunichiamo i dati a terzi solo quando serve, e solo a queste categorie:

• Banche depositarie, in Svizzera o all’estero;
• Revisione esterna e autorità, su richiesta o per obbligo di legge, compreso l’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS);
• Assicurazioni sociali, per i collaboratori;
• Fornitori che lavorano per noi, ad esempio per l’informatica e l’archiviazione dei dati (anche in cloud), la gestione dei portafogli, la contabilità e gli stipendi, e consulenti esterni che ci assistono su richiesta. Trattano i dati solo su nostro incarico;
• Altre società del gruppo SWIX: in caso di necessità, collaboratori autorizzati di queste società possono accedere ai dati.

Non rendiamo pubblici i dati e non li mettiamo a disposizione di persone non determinate.

9. Dati all’estero

I nostri sistemi informatici e i server dei nostri fornitori sono in Svizzera. Possiamo però comunicare i dati all’estero, o renderli accessibili da lì, in due casi: alle banche depositarie con sede fuori dalla Svizzera e alle società del gruppo SWIX.

Trasferiamo i dati all’estero solo verso Paesi con una protezione adeguata secondo l’elenco della Confederazione (Ordinanza sulla protezione dei dati, allegato 1).

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

Limitiamo la conservazione dei dati personali solo al tempo strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità del trattamento.

Nel momento in cui i dati non sono più necessari per lo scopo del trattamento, i dati non possono più essere conservati e devono essere distrutti/anonimizzati, ma nel rispetto delle altre disposizioni di legge (es. LRD).

11. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative contro accessi non autorizzati, modifiche e perdite. Hanno accesso ai dati solo le persone che ne hanno bisogno per il proprio lavoro, e gli accessi sono verificati regolarmente. Facciamo copie di sicurezza (backup) per non perdere i dati in caso di incidente.

12. I diritti delle persone interessate

Chi ci affida i suoi dati può chiederci:

• Accesso: sapere se trattiamo i suoi dati e ricevere una copia. Rispondiamo entro i termini previsti dalla legge;
• Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti;
• Portabilità: ricevere i dati che ci ha dato in un formato elettronico di uso comune, o farli trasmettere a un altro titolare;
• Cancellazione od opposizione: chiedere di cancellare i dati o di non trattarli più, entro i limiti di legge. Ad esempio, non possiamo cancellare i dati che dobbiamo conservare per la normativa antiriciclaggio.

Per verificare l’identità possiamo chiedere un documento. Le richieste vanno a info@swixfo.com.

13. Contatti, reclamo e modifiche

Per qualsiasi richiesta si può scrivere a info@swixfo.com o a SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano.

Chi ritiene che trattiamo i dati in modo non conforme alla legge può rivolgersi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, www.edoeb.admin.ch.

Per i cookie del sito vale l’Informativa sui cookie. Rivediamo questa informativa ogni volta che serve; la versione valida è quella pubblicata sul sito.