Information sur la protection des données

1. Qui sommes-nous

Le responsable du traitement est SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano (Suisse). Cette information explique comment nous traitons les données personnelles, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

Pour toute question ou demande : info@swixfo.com, ou par courrier à l’adresse ci-dessus.

2. Quelles données nous traitons

Nous traitons les données des personnes avec lesquelles nous travaillons, dans la mesure nécessaire à notre service.

• Clients et clients potentiels : contrat, données d’identification (KYC), documents bancaires, e-mail et téléphone, copie de la pièce d’identité. Les contrôles anti-blanchiment peuvent aussi faire apparaître des informations sur des sanctions, des fonctions politiques, des informations négatives et des procédures pénales ou administratives ;
• Personnes liées au client et contreparties aux transactions : les mêmes données, si elles sont nécessaires au mandat ou aux obligations légales ;
• Collaborateurs : contrat de travail et données pour le paiement du salaire.

3. D’où viennent les données

Nous recevons les données en principe du client. Nous pouvons aussi les recevoir de la banque dépositaire et d’autres sociétés du groupe SWIX. Pour respecter les obligations anti-blanchiment, nous effectuons aussi des recherches manuelles dans des sources publiques, comme internet et les registres officiels, afin de contrôler les sanctions, les fonctions politiques et les informations négatives concernant les clients et les personnes liées.

4. Données obligatoires et personnes liées

Certaines données sont nécessaires pour ouvrir et maintenir la relation, notamment pour identifier le client et l’ayant droit économique selon la loi sur le blanchiment d’argent (LBA). Sans ces données, nous ne pouvons ni accepter le client ni fournir le service. Le client doit nous communiquer sans délai tout changement.

Quiconque nous communique des données d’autres personnes (par exemple des proches, des associés ou des bénéficiaires) doit les en informer et leur remettre la présente information.

5. Site web et demandes de contact

Le site est hébergé en Suisse par WeDoIT Group Sagl. Pour les cookies, la Politique en matière de cookies s’applique.

Les personnes qui nous contactent par e-mail ou par téléphone nous communiquent des données, que nous utilisons uniquement pour répondre.

6. Pourquoi nous traitons les données

Nous utilisons les données uniquement pour les finalités suivantes :

• Exécuter les mandats de gestion de fortune et de conseil : acceptation du client, gestion du dossier, contrôle des transactions et des ordres ;
• Respecter la loi, en particulier la LBA et la loi sur les services financiers (LSFin) ;
• Répondre aux demandes qui nous parviennent par le site, par e-mail ou par téléphone ;
• Tenir la comptabilité et payer les salaires ;
• Gérer et protéger nos systèmes informatiques.

Si nous voulons utiliser les données pour une autre finalité, nous en informerons les personnes concernées.

7. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé des données.

8. Qui reçoit les données

Nous ne communiquons les données à des tiers que si nécessaire, et uniquement aux catégories suivantes :

• Banques dépositaires, en Suisse ou à l’étranger ;
• Réviseurs externes et autorités, sur demande ou en vertu d’une obligation légale, y compris le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent (MROS) ;
• Assurances sociales, pour les collaborateurs ;
• Prestataires qui travaillent pour nous, par exemple pour l’informatique et l’archivage des données (y compris dans le cloud), la gestion de portefeuilles, la comptabilité et les salaires, et des conseillers externes qui nous assistent sur demande. Ils ne traitent les données que sur notre mandat ;
• Autres sociétés du groupe SWIX : en cas de besoin, des collaborateurs autorisés de ces sociétés peuvent accéder aux données.

Nous ne rendons pas les données publiques et ne les mettons pas à la disposition de personnes indéterminées.

9. Données à l’étranger

Nos systèmes informatiques et les serveurs de nos prestataires se trouvent en Suisse. Nous pouvons toutefois communiquer des données à l’étranger, ou les rendre accessibles depuis l’étranger, dans deux cas : aux banques dépositaires ayant leur siège hors de Suisse et aux sociétés du groupe SWIX.

Nous ne transférons des données à l’étranger que vers des pays offrant une protection adéquate selon la liste de la Confédération (ordonnance sur la protection des données, annexe 1).

10. Combien de temps nous conservons les données

Nous limitons la conservation des données personnelles au temps strictement nécessaire pour atteindre les finalités du traitement.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires à la finalité du traitement, elles ne peuvent plus être conservées et doivent être détruites ou anonymisées, dans le respect des autres dispositions légales (par ex. la LBA).

11. Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures techniques et organisationnelles contre les accès non autorisés, les modifications et les pertes. Seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail ont accès aux données, et les accès sont vérifiés régulièrement. Nous faisons des copies de sauvegarde (backup) pour ne pas perdre les données en cas d’incident.

12. Les droits des personnes concernées

Toute personne qui nous confie ses données peut nous demander :

• Accès : savoir si nous traitons ses données et en recevoir une copie. Nous répondons dans les délais prévus par la loi ;
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Portabilité : recevoir les données qu’elle nous a fournies dans un format électronique courant, ou les faire transmettre à un autre responsable ;
• Effacement ou opposition : demander que ses données soient effacées ou ne soient plus traitées, dans les limites de la loi. Par exemple, nous ne pouvons pas effacer les données que nous devons conserver en vertu de la réglementation anti-blanchiment.

Pour vérifier l’identité, nous pouvons demander un document. Les demandes sont à adresser à info@swixfo.com.

13. Contact, réclamation et modifications

Pour toute demande, vous pouvez écrire à info@swixfo.com ou à SWIX Family Office SA, Piazza Indipendenza 1, 6900 Lugano.

Toute personne qui estime que nous traitons les données de manière non conforme à la loi peut s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch.

Pour les cookies du site, la Politique en matière de cookies s’applique. Nous révisons cette information chaque fois que nécessaire ; la version valable est celle publiée sur le site.