1. IDENTITÉ ET COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le Responsable du traitement au sens des articles 4 et 24 du Règlement est le family office SWIX Family Office SA, dont le siège est situé Piazza Indipendenza 1 – 6900 Lugano (CH), tél. +41 91 960 50 00 – fax +4191 921 05 84. Le Responsable du traitement peut être contacté par courrier à l’adresse susmentionnée ou par e-mail à l’adresse : Manucer.alexander-david@swixfo.com

2. FINALITÉS ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Les Données personnelles fournies par la Personne concernée au Responsable du traitement seront traitées exclusivement aux fins de l’exécution d’un mandat professionnel envisagé ou en cours confié au Responsable du traitement (y compris toute opération connexe ou accessoire, telle que, par exemple, la collecte préalable d’informations lors de la discussion d’un mandat envisagé ou l’évaluation d’un éventuel conflit d’intérêts), conformément aux dispositions de l’art. 13 du Règlement et aux obligations de confidentialité qui guident en tout état de cause l’activité professionnelle du family office.

On entend en particulier par « finalités relatives à l’exécution du mandat professionnel » tout Traitement de Données personnelles lié au fonctionnement, à l’administration et à l’exécution de la relation contractuelle susmentionnée.

La base juridique du Traitement pour les finalités susmentionnées est l’art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (« le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci »).

Dans le cadre de ces finalités, le Traitement est également effectué afin de satisfaire à des exigences légales spécifiques relatives au fonctionnement de la relation contractuelle et à l’exécution du mandat.

La base juridique du Traitement pour les finalités susmentionnées est l’art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (« le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis »).

Enfin, les données seront traitées en présence d’un intérêt légitime du Responsable du traitement à exercer et gérer son activité, dans le but de fournir des services de meilleure qualité, après avoir pris en considération et mis en balance toute incidence éventuelle sur les droits de la Personne concernée.

La base juridique du Traitement pour les finalités susmentionnées est l’art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (« le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers[…] »).

3. CONSÉQUENCES D’UN REFUS DE COMMUNIQUER LES DONNÉES

La communication des Données personnelles par la Personne concernée et leur Traitement consécutif par le Responsable du traitement étant nécessaires pour établir ou poursuivre et exécuter correctement une relation en cours, cette communication est obligatoire. Le refus de la Personne concernée de fournir les Données personnelles demandées par le Responsable du traitement peut entraîner l’impossibilité d’exécuter et de conduire toute relation contractuelle avec la Personne concernée.

4. CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES PERSONNELLES

Le consentement libre et exprès de la Personne concernée sera demandé par écrit chaque fois que, dans le cadre de l’exécution du mandat professionnel ou afin de satisfaire à des exigences légales spécifiques relatives à la relation contractuelle, le Responsable du traitement doit également recueillir des données relevant des catégories particulières de Données personnelles visées à l’art. 9 du Règlement (en particulier, les Données personnelles qui révèlent « l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique »).

La base juridique du Traitement des Données personnelles relevant des catégories susmentionnées visées à l’art. 9 du Règlement sera constituée par le consentement exprès donné par la Personne concernée conformément à l’art. 9, paragraphe 2, point a), du RGPD (« la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques »).

5. MODALITÉS DU TRAITEMENT

Conformément aux dispositions de l’art. 5 du Règlement, les Données personnelles faisant l’objet d’un Traitement sont :

• traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la Personne concernée ;
• collectées et enregistrées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et traitées ultérieurement d’une manière compatible avec ces finalités ;
• adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
• traitées de façon à garantir une sécurité appropriée ;
• conservées sous une forme permettant l’identification de la Personne concernée pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

En relation avec les finalités exposées ci-dessus, les Données personnelles peuvent être traitées sur support papier et électronique, notamment par courrier postal ou électronique, par téléphone (p. ex. appels automatisés, SMS), par fax et par tout autre moyen informatique, uniquement en lien avec ces finalités et, en tout état de cause, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données, conformément aux dispositions de l’art. 32 du Règlement relatif aux mesures de sécurité, et par des personnes chargées du Traitement, conformément aux dispositions de l’art. 29 du Règlement.

6. COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le Traitement des Données personnelles fournies par la Personne concernée sera effectué par les professionnels intervenant dans la fourniture des services ainsi que par leur personnel d’assistance, par l’intermédiaire de personnes expressément et spécifiquement désignées par le Responsable du traitement, opérant dans ses locaux en qualité de sous-traitants (art. 28 RGPD) ou de personnes agissant sous l’autorité du responsable du traitement ou du sous-traitant (art. 29 RGPD), ou encore en qualité de personnes expressément désignées pour le Traitement des Données personnelles selon les modalités prévues par le Règlement.

Les Données personnelles peuvent également être traitées directement par le Responsable du traitement et communiquées à des tiers lorsque ce Traitement répond à des obligations légales ou contractuelles. À ces fins, les Données personnelles peuvent être communiquées à des sociétés ou à des professionnels externes susceptibles de collaborer avec le Responsable du traitement aux fins indiquées dans la présente Politique de confidentialité. Le Responsable du traitement demandera toujours à ces tiers de respecter la sécurité des Données personnelles et de les traiter conformément à la loi.

Afin de permettre le respect des obligations légales et contractuelles, les Données personnelles peuvent être communiquées à des prestataires exerçant des fonctions de sous-traitant et fournissant des services informatiques et d’administration de systèmes, aux services postaux, aux transitaires et aux coursiers lors de l’envoi de documents, aux établissements bancaires chargés des aspects comptables découlant de l’exécution du mandat, à l’administration publique conformément aux lois en vigueur, ainsi qu’à tout tiers fournissant des services informatiques ou d’archivage.

Les Données personnelles de la Personne concernée ne seront pas rendues publiques par le Responsable du traitement, qui ne les diffusera jamais ni ne les mettra d’une autre manière à la disposition de personnes indéterminées.

Veuillez noter que, si la fourniture des services implique le Traitement de Données personnelles de tiers liés d’une manière ou d’une autre à la Personne concernée (tels que salariés, clients, fournisseurs, filiales, sociétés affiliées et contreparties en général), il incombe à la Personne concernée d’informer la ou les personnes concernées et d’obtenir, le cas échéant, le consentement requis pour que le Responsable du traitement puisse traiter leurs Données personnelles, étant entendu que toute demande adressée au Responsable du traitement en vue de fournir ses services dans une telle situation fera présumer que la Personne concernée a déjà satisfait à cette exigence, en informant les personnes concernées et en obtenant leur consentement (lorsqu’il est requis) en faveur du Responsable du traitement.

7. CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données personnelles sont traitées et conservées dans le cloud et sur des serveurs situés à l’intérieur comme à l’extérieur de l’Union européenne, appartenant ou mis à la disposition du Responsable du traitement et/ou de sociétés tierces chargées du Traitement, dûment désignées en qualité de sous-traitants.

Les Données personnelles faisant l’objet d’un Traitement seront conservées conformément aux dispositions de l’art. 5, paragraphe 1, point e), du RGPD, sous une forme permettant l’identification des Personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées pour lesquelles les Données personnelles ont été initialement collectées et traitées.

Les Données personnelles sont conservées selon les critères suivants :

1. pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des « finalités relatives à l’exécution du contrat » pour lesquelles elles sont traitées ;
2. pendant la durée strictement nécessaire au respect des exigences prévues par la loi ou la réglementation ainsi que des mesures ordonnées par les autorités de surveillance et de contrôle.

8. TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES À L’ÉTRANGER

Les Données personnelles peuvent être transférées vers des pays de l’Union européenne ou vers d’autres pays dans le cadre des finalités de Traitement décrites dans la présente Politique de confidentialité. En cas de transfert de Données personnelles hors de l’Union européenne, en l’absence de décision d’adéquation de la Commission européenne, le Responsable du traitement se conformera aux dispositions prévues par les règles et réglementations applicables au transfert de Données personnelles vers des pays n’appartenant pas à l’Union européenne.

9. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément aux dispositions du chapitre III, section 1, du RGPD, la Personne concernée peut exercer les droits qui y sont énoncés, et en particulier :

(i) Droit d’accès : le droit d’obtenir la confirmation que des Données personnelles la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, de recevoir des informations, notamment sur : les finalités du Traitement, les catégories de Données personnelles traitées, les destinataires auxquels elles peuvent être communiquées (article 15 RGPD),

(ii) Droit de rectification : le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des Données personnelles la concernant qui sont inexactes ou que les Données personnelles incomplètes soient complétées (article 16 RGPD),

(iii) Droit à l’effacement : le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement des Données personnelles la concernant, dans les cas prévus par le RGPD (article 17 RGPD),

(iv) Droit à la limitation du Traitement : le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du Traitement, dans les cas prévus par le RGPD (article 18 RGPD)

(v) Droit à la portabilité des données : le droit de recevoir ses propres Données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le Responsable du traitement y fasse obstacle, dans les cas prévus par le RGPD (article 20 RGPD)

(vi) Droit d’opposition : le droit de s’opposer au Traitement de ses propres Données personnelles, sauf s’il existe des motifs légitimes justifiant la poursuite du Traitement par le Responsable du traitement (article 21 RGPD).

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, la Personne concernée qui estime que le Traitement la concernant constitue une violation du RGPD a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, conformément à l’art. 77 RGPD.

Pour exercer les droits susmentionnés, la Personne concernée peut contacter le Responsable du traitement aux coordonnées indiquées au point 1 ci-dessus.

L’exercice, à tout moment, du droit de retirer son consentement au Traitement des Données personnelles ne porte pas atteinte à la licéité du Traitement effectué par le Responsable du traitement sur la base du consentement donné avant son retrait.

SWIX Family Office SA, (mise à jour le 25/05/2018)